Asiakas- ja markkinointirekisteri, tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Päivitetty 29.5.2020

1. Rekisterinpitäjä

Tehdasvalo Oy

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö:

Tehdasvalo Oy / Hanne Saari
Piikatu 16
55120 Imatra
Puhelin: 050 587 9026
hanne.saari@tehdasvalo.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteröidyt ovat Tehdasvalo Oy:n asiakasyritysten ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä. Markkinointirekisteri voi lisäksi sisältää muiden sidosryhmien edustajia.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätty yhteystietolista, lomakkeella kysytty lupa markkinointiin, tarjouspyyntö tai muu suora yhteydenotto)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen
• markkinointiviestintä; tuotteista, palveluista ja yrityksen toiminnasta kertominen
• tiedotteiden välittäminen

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• Asiakasyrityksen ja yhteyshenkilön nimi
• tehtävä yrityksessä
• sähköposti ja työpuhelinnumero
• yrityksen yhteystiedot ja toimiala
• ostetut tuotteet/palvelut

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen: Tehdasvalo Oy, Piikatu 16, 55120 Imatra.

Tarkastusoikeus ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot sekä pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamis- ja poisto-oikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakasyrityksen yhteyshenkilöltä asiakassuhteen syntyessä
• henkilöltä itseltään suoran yhteydenoton kautta
• henkilön liittyessä uutiskirjelistalle sähköisen lomakkeen kautta

7. Tietojen suojaus ja säilytysaika

Asiakasrekisteri säilytetään sähköisenä teknisesti ja fyysisesti suojatulla palvelimella. Pääsy rekisteriin on vain niillä Tehdasvalo Oy:n työntekijöillä, joille tiedot ovat tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. Yhteyshenkilöiden yhteystietoja on tallennettuna lisäksi sähköpostipalvelimella, jotka ovat salasanoin suojattu. Käytössämme on viruksentorjuntaohjelma, palomuuri sekä salattu sähköposti.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin Tehdasvalo tarvitsee niitä edellä mainittuihin tarkoituksiin. Mikäli yhteyshenkilön työsuhteen asiakasyrityksessä tiedetään päättyneen tai yhteyshenkilön vaihtuneen, kyseisen henkilön tiedot poistetaan viipymättä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät vain Tehdasvalo Oy:n työntekijät, joiden työtehtävät sitä vaativat.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9. Säännönmukainen tietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Tehdasvalo Oy:n ulkopuolelle.

Tietoja voidaan siirtää sopimuksen perusteella palveluntarjoajille seuraavia käsittelytoimia varten: palvelun ylläpito, tietojen säilyttäminen, tuki- kehitys- ja konsultointipalvelu. Kyseiset palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Tietoja voidaan siirtää palveluntarjoajan toimesta osittain EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, henkilötietojen suojan riittävästä tasosta huolehditaan muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.